Informativa sul trattamento dei dati personali – Servizio Centralino e Supporto Studenti

 

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), l’Università eCampus informa gli utenti che le chiamate effettuate verso i nostri numeri di assistenza possono essere gestite tramite la piattaforma Wildix, che integra funzionalità di Intelligenza Artificiale.

  • Titolare del trattamento. Titolare del trattamento è l'Università eCampus (di seguito Titolare), nella persona del legale rappresentante pro tempore con sede in via Isimbardi n. 10, 22060 Novedrate (C0), Italia, P. Iva/CF. 90027520130 privacy@uniecampus.it.
  • Responsabile della protezione dei dati (DPO). Il Responsabile della protezione dei dati è contattabile al seguente indirizzo: dpo@uniecampus.it
  • Finalità del trattamento. Miglioramento della qualità del servizio, formazione del personale, miglioramento dei processi organizzativi, gestione efficiente delle richieste tramite trascrizione automatica (speech-to-text) e creazione di riepiloghi della conversazione.
  • Dati raccolti. Numero di telefono, dati identificativi forniti dall'interessato (nome, cognome, e-mail), registrazione audio della conversazione, trascrizione testuale, metadati tecnici (data, ora, durata, IP).

  • Base giuridica. Il trattamento dei dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche:

    • art. 6, par. 1, lett. e) GDPR – esecuzione di un compito di interesse pubblico connesso alle funzioni istituzionali dell’Università;
    • art. 6, par. 1, lett. a) GDPR – consenso dell’interessato, limitatamente alla registrazione della chiamata e ai trattamenti automatizzati connessi (es. trascrizione), prestato mediante selezione attiva nel sistema IVR.

    In assenza di consenso alla registrazione, la chiamata viene gestita da un assistente virtuale al fine di instradare la chiamata su operatori specifici senza attivazione dei servizi automatici di registrazione. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento interrompendo la chiamata, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

  • Modalità di trattamento: Il sistema non effettua analisi del tono di voce o profilazione biometrica. Le registrazioni vengono trascritte in formato testo per facilitare la risoluzione delle richieste. Il trattamento è effettuato mediante strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e nel rispetto delle misure di sicurezza previste dall’art. 32 GDPR. La registrazione delle conversazioni avviene solo previa acquisizione del consenso esplicito dell’utente.
  • Periodo di conservazione: I file audio vengono conservati per un periodo massimo di [7 giorni], dopodiché vengono automaticamente cancellati.  Le trascrizioni identificabili delle conversazioni per un periodo massimo di [7 giorni]. Decorso tale periodo, i dati personali sono cancellati o sottoposti a processo di anonimizzazione irreversibile. Gli eventuali contenuti anonimizzati possono essere utilizzati esclusivamente per finalità statistiche e di miglioramento del servizio. I dati tecnici di chiamata e log di sistema: fino a [6 mesi], salvo necessità di sicurezza o obblighi di legge.
  • Destinatari dei dati: I dati personali non sono diffusi. Possono essere trattati da: personale dell’Università espressamente autorizzato; fornitori del sistema di comunicazione e dei servizi tecnologici, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
  • Trasferimento dei dati verso Paesi terzi: Eventuali trasferimenti di dati verso Paesi al di fuori dell’Unione Europea avvengono nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di garanzie adeguate.
  •  Diritti dell’interessato: L’utente può esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR, i diritti di cui agli articoli 15–22, tra cui: diritto di accesso, diritto di rettifica, diritto alla cancellazione, diritto di limitazione del trattamento, diritto di opposizione, diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile. Le richieste possono essere inviate al Titolare del trattamento o al DPO ai recapiti indicati.
  • Reclamo all’Autorità di controllo: L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’art. 77 GDPR.
  • Aggiornamenti: La presente informativa può essere soggetta ad aggiornamenti. Le versioni aggiornate saranno rese disponibili sul sito istituzionale dell’Università.